Oplys om, at I behandler personoplysninger

Foreningen har pligt til at oplyse medlemmer, frivillige og ansatte om, at I har oplysninger om dem. Udover at oplyse dem om, at I har oplysninger om dem, skal I give dem en række andre informationer, f.eks. om hvad I skal bruge oplysningerne til, og hvor længe I gemmer dem. Hvis I får oplysningerne fra personen selv, skal I give informationen på det tidspunkt, I modtager dem. Hvis I får oplysningerne fra andre end personen selv, skal I give oplysningerne hurtigst muligt - og senest inden 1 måned efter at I har modtaget oplysningerne. 

I skal informere på en måde, der er let for folk at forstå. I kan med fordel give informationen i en privatlivspolitik, som ligger lettilgængeligt på foreningens hjemmeside, og som I kan linke til, f.eks. når et nyt medlem melder sig ind i foreningen.

Foreningen skal oplyse om følgende:  

• Identitet og kontaktoplysninger

Indsæt foreningens navn og kontaktoplysningerne.

• Hvilke personoplysninger

Indsæt de typer af oplysninger, som I har fundet i forbindelse med trin 1: Skab overblik.

• Hvorfor

Indsæt her jeres gode grund og jeres lovlige grundlag fra trin 2: Spørg dig selv hvorfor.

• Hvem oplysningerne evt. deles med

Hvis I giver folks personoplysninger til nogen uden for jeres forening, skal I oplyse om, at I gør dette, og om hvem der modtager oplysningerne. Det kan f.eks. være i form af en deltagerliste til et idrætsstævne, som videregives til de øvrige deltagere og arrangørerne af stævnet, eller en, som håndterer oplysningerne på foreningens vegne.

• Hvor længe gemmes oplysninger

Indsæt her jeres overvejelser fra trin 3: Husk at slette.

• Rettigheder

Her kan I med fordel skrive følgende: